    |   Gebiedsgericht samenwerken     

     |    Organiseren van gebiedsbijeenkomsten

Organiseren van gebiedsbijeenkomsten

In de pilot 'Vitaal Buitengebied" is veel ervaring opgedaan met het organiseren van bewonersbijeenkomsten waar verschillende partijen uit een gebied samenkomen, zoals inwoners en ondernemers. We delen met jou de tips voor het organiseren van inwonersbijeenkomsten op basis van de ervaringen uit Zundert.

Tip 1.

Mensen uit het gebied op de voorgrond

Geef de mensen uit het gebied een prominente rol. Dit kan bijvoorbeeld al als spreekstalmeester of welkom heten aan de deur bij binnenkomst. Hierdoor zorg je voor een bijeenkomst van en voor bewoners. 

Tip 3.

Doel en doelgroep scherp

Zorg dat je vooraf goed nadenkt wat het doel van de bijeenkomst is (kennismaken, informeren, inventariseren, verdiepen, keuzes maken, et cetera) en voor welke doelgroep je het organiseert. Op basis daarvan bedenk je wie je moet uitnodigen en welke setting en werkvorm passend zijn. Maak altijd van te voren een opzet en draaiboek waarin je jezelf dwingt over deze zaken na te denken en ze uit te schrijven.

Tip 4. 

Bepaal het juiste detailniveau

Ga niet (te diep) in op individuele initiatieven: een discussie op detailniveau voer je beter in een kleinere setting dan tijdens een bewonersbijeenkomst. Zeker bij conflicterende belangen. Fysiek heeft dan veelal de voorkeur wegens de mogelijkheden van locatiebezoek en persoonlijker en kleinschaliger contact.

Tip 5.

Begin luchtig

Bouw de bijeenkomst op met luchtige vragen aan het begin, om een goede sfeer te scheppen, mensen te laten wennen aan de setting en aan ‘hardop spreken’. Vervolgens kan je inhoudelijk ‘zwaardere’ thema’s langzaam inbrengen.

Tip 7.

Maak afspraken over het vervolg

Ga uit elkaar met een vervolgperspectief en het benoemen van de vervolgstappen. Bijvoorbeeld aankondigen van werkbezoeken of themabijeenkomsten.

“In Zundert hebben we ervaren dat wanneer we visuele schetsen tonen, mensen dit heel goed opslaan en ervan uitgaan dat het er dus zo uit gaat zien. Hierdoor kun je weerstand oproepen, ook wanneer het over een eerste schets gaat. Leg dus goed uit waar mensen naar kijken.”

Tip 10. 

Organiseer regelmatig bijeenkomsten

Organiseer bijeenkomsten met enige regelmaat. Mensen willen graag op de hoogte zijn en blijven van ontwikkelingen. In elke fase van het traject heeft het toegevoegde waarde om bijeenkomsten te organiseren. Denk daarbij wel goed na over het doel (informeren, inventariseren, discussiëren, et cetera). Ook als er nog weinig (nieuws) te vertellen valt, kan een bewonersbijeenkomst veel waarde hebben. Juist als er nog veel onduidelijk is en open ligt, kunnen bewoners dus ‘vooraf’ inbreng geven waar je ‘naderhand’ profijt van hebt. Ben niet te voorzichtig door pas in een latere fase bewoners te betrekken, want dan krijgen ze mogelijk het gevoel dat alles al beklonken is en ze voor voldongen feiten staan. Dat kan weerstand en wantrouwen oproepen.

Tip 2.

Een werkvorm maakt het verschil

Als je met het draaiboek bezig bent en weet wat doel en doelgroep is, kies dan voor een werkvorm die je doel ondersteunt. Een werkvorm kan veel verschil maken in wat de bijeenkomst opbrengt, hoe interactief of ‘consumerend’ de deelnemers zijn en of iedereen zich gehoord en gezien voelt. Er is geen blauwdruk welke werkvorm in welke fase het meest geschikt is. Het is altijd maatwerk en afhankelijk van de context. Plekken waar je inspiratie kunt opdoen over werkvormen:

• https://iplo.nl/participatieOmgevingswet/
  hulpmiddelen/werkvormen-participatie/
• Het Groot Werkvormenboek, deel 1 en deel 2, geschreven door Sasja Dirkse-Hulscher en Angela Talen 
• https://www.communicatierijk.nl/vakkennis/factor-c

“Ondanks dat we het bewust niet over individuele initiatieven hebben gehad, hebben initiatiefnemers toch veel aan de avond gehad. Ze weten wat de omgeving en buurt belangrijk vindt en kunnen dat gebruiken in de uitwerking van de plannen.”

Tip 6.

Wees voorzichtig met visuele informatie

Als je een kaart of visuele schets laat zien, ben je dan van bewust dat visuele informatie sneller beklijft dan tekstuele. Vermeld daarom duidelijk wat de status van de kaart/plaat is. Dat kan variëren van een idee waarover je van gedachten wilt wisselen tot iets dat besloten is en gerealiseerd gaat worden.

Tip 8.

Koppel terug aan deelnemers

Geef na de bijeenkomst iets terug aan de deelnemers in de vorm van een (sfeer)verslag, de inhoudelijke hoofdpunten, afgesproken acties of wat er is gebeurd of gaat gebeuren met de inbreng uit de bijeenkomst.

Tip 9. Blijf communiceren via verschillende kanalen

Om veel verschillende betrokkenen te bereiken is het belangrijk verschillende kanalen in te zetten. Denk naast bijeenkomsten aan nieuwsbrieven, e-mail, schriftelijke brieven, Facebook en persoonlijk contact. Communicatie blijft constant een punt van aandacht en je zult hierin moeten blijven investeren.