Samenwerken als
één overheid
Lees over de ervaringen, inzichten en handvatten van de betrokken ambtenaren uit de pilot "Vitaal Buitengebied" over het zo goed mogelijk vormgeven van samenwerken als één overheid. De informatie in deze factsheet is gebaseerd op interviews, enquêtes en leerateliers met de bij de pilot betrokken ambtenaren van de provincie, gemeente en het waterschap.
LEES VERDER
Neem de tijd
De samenwerking binnen één overheidsorganisatie is op zichzelf al complex, doordat binnen een overheidsorganisatie meerdere personen, afdelingen en invalshoeken betrokken zijn bij grotere opgaven. Laat staan wanneer er drie overheidsorganisaties samenwerken. Overheden hebben elk hun eigen rol, taken en bevoegdheden, belangen en werkwijzen. Hierdoor spreken ze dikwijls een verschillende taal. Neem de tijd om elkaar te leren kennen in inhoud en proces.
Verdiep je in elkaar en in het gebied
De drie overheden kunnen en moeten veel met elkaar delen, bespreken en van elkaar leren, zodat zij van elkaar weten waarvoor ze de ander nodig hebben, waar de ander kan ondersteunen en hoe ze als ‘één overheid’ spreken en samenwerken met de (lokale) gemeenschap. Dit gaat niet vanzelf. Alle betrokken partijen moeten dus bereid zijn genoeg tijd vrij te maken om zich te verdiepen in elkaars organisatie en te zien waar winst te behalen is in hoe men gewend was te werken. En dit gaat verder dan alleen met elkaar mailen. Daarnaast is het belangrijk dat je samen op gezette tijden aanwezig bent in het gebied. Vooral voor de provincie was dit een andere invulling van hun rol, maar enorm waardevol. Samen aan de keukentafel geeft niet alleen een nieuwe dimensie aan de samenwerking onderling, maar ook een positief beeld richting de inwoners en ondernemers.
Samen verantwoordelijkheid nemen voor het resultaat
Voorheen nam iedere overheid een eigen standpunt in en ‘verdedigde’ dit richting de andere overheden. Nu werk je actief met elkaar samen in de ‘tussenruimte’. Een verschuiving van ‘je gaat erover of niet’ naar ‘to organise government around problems’. En daarbij draagt iedere overheid bij en doet mee, op een manier die aanvullend is. Dat piept en kraakt soms, want de overheden willen niet op elkaars stoel gaan zitten en hebben eigen (democratische) verantwoording af te leggen.
Het NSOB model hielp soms om de verwarring te structureren.
Klik hier voor de factsheet het NSOB-model als reflectietool
“In Zundert bleek dat het samenwerken en meer aanwezig zijn in het gebied én het formeel moeten toetsen van verzoeken, veel vroeg van de uitvoerende medewerkers. Omdat ze in een overgangsfase werkten waarin het nieuwe wettelijke stelsel nog niet staat, maar ze al wel probeerden als overheden onderling tot maatwerk en meerwaarde te komen voor het gebied, gaf dit extra werkdruk.”
Zorg voor één gezamenlijke boodschap
Het is belangrijk dat ambtenaren in een gesprek met partijen uit het gebied niet alleen de positie van de eigen overheid meebrengen, maar ook op de hoogte zijn van de posities van de andere overheden. Door de verschillende posities samen te brengen in één boodschap zijn de overheden dienstbaar aan het gebied. Inwoners of ondernemers hebben in hun ogen immers met de overheid te maken en niet met verschillende entiteiten. Om dit te kunnen moet er uiteraard uitwisseling en contact zijn tussen de overheden.
Bepaal welke kwaliteiten je nodig hebt in het team
Ambtenaren zijn geen robots, maar mensen met eigen karakters en competenties die onderling relaties opbouwen binnen en buiten hun organisatie. De eigenheid en het talent van de ander kennen en inzetten is natuurlijk cruciaal in samenwerking. Dit is ook kwetsbaar, want als mensen niet langer betrokken zijn bij het project kan de goede relatie en dat bijzondere talent met de persoon mee vertrekken. Bepaal samen wat voor kwaliteiten de leden van het gemengde overheidsteam moeten hebben om dat werken als één overheid te belichamen.
Uit de praktijk Zundert
Overleg loopt in het begin niet altijd soepel
In de pilot "Vitaal Buitengebied" kwam het kernteam, waarin de dorpsraden en de drie overheden vertegenwoordigd zijn, iedere week bij elkaar. Langs elkaar heen praten, irritatie over hoe de andere overheid (te rigide) zijn taak opvat of over de traagheid waarmee de ander iets geregeld krijgt in zijn organisatie, maakte dat het overleg zeker in de beginperiode niet altijd soepel verliep. Maar het gevoel van ‘anderszijn’ of als vertegenwoordiger van jouw organisatie inbreng te leveren, maakte na verloop van tijd plaats voor het gevoel als team te werken. Dit gevoel werd versterkt door samen het gebied bezoeken om een bepaalde casus op locatie te bespreken. Dit leverde commitment en betrokkenheid op om samen het beste voor het gebied te betekenen.
Samenwerken met de lokale gemeenschap
In deze video vertellen de betrokken ambtenaren uit de pilot "Vitaal Buitengebied" hoe zij geoefend hebben met nieuwe manieren van samenwerking met de Zundertse samenleving.
Om een sterk initiatief verder te brengen, staan een aantal ambtenaren in de ‘frontlinie’. Maar zij hebben altijd collega’s uit de achterhoede nodig. Als je bezig bent met een project waar je experimenteert met nieuwe manieren van samenwerken en de rek en ruimte in regelgeving opzoekt, dan is het belangrijk dat je collega’s hier de relevantie van inzien.
Tip. 1
Eerst betrekken, dan pas vragen
Als ambtenaar ben je eigenlijk een ambassadeur intern voor de nieuwe manier van samenwerken. Ook binnen de overheidsorganisatie moet vertrouwen in de samenwerking met de andere overheden groeien. Als collega’s niet begrijpen waar je mee bezig bent, is het lastiger om ze te vragen nu iets voor je uit te zoeken of aan te leveren. Zorg dus dat je al eerder dan je ze nodig hebt, start met ze meenemen in het waarom en het hoe.
Tip. 2
Beperk de tijdsinvestering
Kweek stapsgewijs betrokkenheid, zonder dat het teveel tijd vraagt van collega’s. Gebruik bijvoorbeeld een stukje tijd in een sessie die al gepland staat. Het is in het begin ook niet altijd helder wie je wanneer moet laten aanschuiven. Nodig dan niet de hele goegemeente uit. Collega’s haken af als ze niet snappen waar ze hun tijd aan besteden.
Tip 4.
Vergeet niet het management
en bestuur
Voor managers en bestuurders is het vaak belangrijk dat je laat zien bij te dragen aan de (afgesproken) overheidsdoelen en beleidsambities. Het uitnodigen van initiatiefnemers en betrokkenen uit de gemeenschap die zelf hun verhaal komen doen, helpt hen om het vraagstuk voelbaar te maken. Wanneer managers en bestuurders het belang onderstrepen om ermee door te gaan, dan maakt dat het vrijmaken van tijd door collega’s doorgaans makkelijker.
Meer weten?
In de pilot "Vitaal Buitengebied" was dit spreken namens drie overheden een ontzettend belangrijk onderdeel om mee te oefenen. Dit heeft vorm gekregen via de rol van de gebiedsadviseur. Lees hier meer over in de factsheet De gebiedsadviseur en in de factsheet Organisatie van de pilot.
